Jak założyć własną agencję rekrutacyjną IT krok po kroku?
Zakładanie działalności gospodarczej w Polsce nie jest szczególnie skomplikowanym procesem, a dodatkowo przyszły przedsiębiorca może posłużyć się wieloma poradnikami szeroko dostępnymi w Internecie, również na zweryfikowanych stronach rządowych. Najważniejszym elementem jest prawidłowe wypełnienie wszystkich wymaganych dokumentów. Jednym z trudniejszych elementów z jakimi musi zmierzyć się przedsiębiorca, jest określenie jaki numer PKD będzie najwłaściwszy dla planowanego przez nich biznesu.
Agencja rekrutacyjna IT – jaki PKD wybrać?
Przy zakładaniu działalności gospodarczej, ważnym elementem jest jej prawidłowe zarejestrowanie działalności przy pomocy numeru Polskiej Klasyfikacji Działalności, który określa czym zajmuje się dana działalność gospodarcza.
Ominięcie tego wymogu stanowi wykroczenie z art. 601 Kodeksu wykroczeń i to niezależnie czy na skutek niezarejestrowania działalności ktokolwiek został wprowadzony w błąd, czy nie. Dane wpisane do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej bazują na domniemaniu prawdziwości, co skutkuje tym, że przedsiębiorca również odpowiada za to by informacje tam zawarte były na bieżąco aktualizowane. Wynika to z art. 15 ustawy o centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.
Agencja zatrudnienia, zatrudniająca pracowników na stałe, powinna być zarejestrowana przy pomocy kodu PKD 78.10.Z, który oznacza działalność związaną z wyszukiwaniem miejsc pracy i pozyskiwaniem pracowników. Sprawa nie jest jednak tak prosta, jak mogłoby się wydawać, ponieważ istnieje jeszcze kod PKD 78.20.Z, który oznacza działalność agencji zatrudnienia tymczasowego. Bezpośrednio wynika z tego, że agencja pozyskująca pracowników do pracy stałej jest zupełnie innym tworem niż agencja pozyskująca pracowników do pracy tymczasowej.
Przy rejestrowaniu działalności gospodarczej, przedsiębiorca nie musi ograniczać się tylko do jednego nr PKD, może on wybrać ich maksymalnie 10, przy czym w przypadku zmiany charakterystyki działalności musi wykreślić lub dodać odpowiedni nr PKD, jednak proces ten nie jest zbyt skomplikowany. Agencja zatrudnienia zarejestrowana z dwoma nr PKD, 78.20.Z i 78.10.Z może prowadzić działalność polegającą na poszukiwaniu pracowników zarówno stałych jak i tymczasowych.
Nr PKD sam w sobie ma jeden cel, mianowicie dostarcza on państwu niezbędnych danych statystycznych określających aktualny stan rynku i pozwalających przewidzieć w jakim kierunku będzie się on rozwijał.
Ograniczenia i obowiązki dotyczące działalności agencji
Prowadzenie agencji zatrudnienia w świetle polskiego prawa jest działalnością regulowaną i oznacza to, że każde przedsiębiorstwo działające w tym sektorze, musi być zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ).
Uzyskanie certyfikatu w rejestrze wiąże się z opłata w wysokości 200 złotych i legalizuje działalność agencji pracy. Do legalnego prowadzenia działalności agencji pracy tymczasowej, wymagany jest analogiczny wpis, którego koszt również wynosi 200 zł. Jako dowód rejestracji, KRAZ wydaje certyfikaty odpowiednio dla działalności związanej z wyszukiwaniem miejsc pracy i pozyskiwaniem pracowników i agencji pracy tymczasowej.
Jak uzyskać wpis do rejestru agencji zatrudnienia KRAZ?
Takie zobowiązania mają na celu zabezpieczenie interesów pracodawców i przyszłych pracowników, ponieważ jest to potwierdzenie, że agencja posiada spis osób chętnych do pracy i współpracuje z potencjalnymi pracodawcami oraz że agencja działa zgodnie z polskim prawem.
Wymagania, aby otrzymać certyfikat nie są wysokie, jednak okazuje się, że jego utrzymanie również wymaga trochę wysiłku i starań. Aby figurować stale w rejestrze agencji zatrudnienia wymagane jest rzeczywiste prowadzenie agencji, tak aby dawała ona wymierne efekty.
Oznacza to, że jeśli agencja nie będzie funkcjonować, tzn. nie będzie poszukiwać dla klientów ofert pracy, nie będzie nagłaśniać ofert pracy dla pracodawców i nie będzie współpracować z pracodawcami i pomagać im przy poszukiwaniach pracowników, to zostanie ona wykreślona z rejestru.
Wykreślenie ma miejsce w przypadku, gdy przez 2 lata z rzędu agencja nie przedstawia w raporcie do KRAZ udokumentowanej działalności, która pozwala wykazać faktyczne funkcjonowanie przedsiębiorstwa np. liczba osób zatrudnionych za pośrednictwem agencji w danym roku.
Dlatego też ważnym jest by wybrać odpowiedni wpis do planowanej działalności, ponieważ jeśli uzyskamy obydwa certyfikaty, a będziemy przez 2 lata prowadzić działalność wymagającą tylko jednego certyfikatu, to zostaniemy wykreśleni z danego rejestru podmiotów i nie będziemy mogli dokonać kolejnego wpisu w tej kategorii w przeciągu najbliższych 3 lat. Jeśli prowadzimy agencję pracy zajmującą się poszukiwaniem stałych pracowników, lepiej nie dokonywać wpisu „na zapas” w celu uzyskania certyfikatu dla agencji pracy tymczasowej.
Każdy podmiot wpisany do rejestru podmiotów prowadzących agencję zatrudnienia ma obowiązek złożyć raport o swojej działalności jako agencja zatrudnienia do 31 stycznia każdego roku, do KRAZ. Ewentualnej zmiany informacji o działalności agencji zatrudnienia można dokonać do 1 marca do marszałka województwa. Jeśli przez dwa lata z rzędu działalność agencji będzie zerowa to zostanie ona wykreślona z rejestru i nie będzie miała możliwości legalnego działania w danym zakresie.
Z samej nazwy agencji prowadzącej działalność związaną z wyszukiwaniem miejsc pracy i pozyskiwaniem pracowników wynikałoby, że może ona pośredniczyć jedynie przy zawieraniu umów z pracownikami, czyli jedynie przy zawieraniu umów o pracę. Takie postrzeganie zmienił wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie sygn. III AUa 376/16, który określił, że agencja pracy może zatrudniać osoby na podstawie umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych umowy zlecenia i umowy o dzieło, by następnie delegować je do pracy na rzecz innego pracodawcy.
Tak ugruntowana wykładnia może dawać agencjom pracy poczucie bezpieczeństwa, że przy zatrudnianiu osób w oparciu o umowy cywilnoprawne, działają zgodnie z prawem.
Kontrole agencji zatrudnienia przez KRAZ – jak wygląda kontrola?
Z racji tego, że to agencje zatrudnienia składają raport KRAZ, nie ma pewności, że wszystkie robią to wystarczająco skrupulatnie. Do kontroli agencji zatrudnienia jest upoważniony Wojewódzki Urząd Pracy (WUP). Kontrola ta jest przeprowadzana w jednym z trzech trybów:
- Kontroli planowanej – przeprowadzanej z urzędu, według wcześniej ustalonego planu kontroli
- Kontroli sprawdzającej wykonanie zaleceń określonych podczas poprzedniej kontroli – kontrola sprawdza, czy dana agencja rzeczywiście wdrożyła zalecenia określone w trakcie przeprowadzania poprzedniej kontroli
- Kontroli doraźnej – przeprowadzanej w przypadku podejrzenia niewywiązywania się z nałożonych na agencję obowiązków
Podczas kontroli sprawdza się między innymi czy agencja nie zalega z opłatami składek społecznych i opłatami podatków, nie rozpoczęła likwidacji, nie ogłoszono jej upadłości, informuje marszałka o każdej zmianie danych dotyczących jej samej, przedstawia raport o działalności agencji w wyznaczonym terminie i posiada lokal, w którym świadczy usługi.
Kontrola jest zawsze poprzedzona zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia kontroli. Ogłoszenie upadłości, rozpoczęcie likwidacji lub karalność za przestępstwa lub wykroczenia art. 121-121b Ustawy o promocji zatrudnienia oznacza dla agencji koniec działalności, ponieważ w takim wypadku nie mogą one dalej działać legalnie.